Etusivu > Tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste

Tietosuojalain ja Euroopan Unionin yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679/EU) mukainen yhdistetty tietosuojaseloste ja informointiasiakirja

1. Rekisterinpitäjä
Valkeakosken Asunnot Oy
Valtakatu 22-24
37600 Valkeakoski
y-tunnus 1640567-8
Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa
Asema/Nimi Toimitusjohtaja Pasi Orava
puhelin 040 335 6070
sähköposti pasi.orava@valkeakoski.fi
postiosoite: kuten yllä

2. Rekisterin nimi ja tietosisältö
Valkeakosken Asunnot Oy:n asiakasrekisteri (”Asiakasrekisteri”).

3. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste / miksi keräämme tietojanne

Yleistä henkilötietojen käsittelystä
Siltä osin kuin Asiakasrekisteri sisältää henkilötietoja, niiden käsittelyssä noudatetaan tietosuojalakia ja muita kulloinkin voimassaolevia lakeja, asetuksia, määräyksiä ja viranomaisohjeita, jotka koskevat henkilötiedon käsittelyä. Henkilötiedolla tarkoitetaan tietoa, joka on yhdistettävissä tiettyyn henkilöön. Tässä asiakirjassa kuvataan tarkemmin henkilötietojen keräämistä, käsittelyä ja luovutusta koskevat menettelytavat, sekä asiakkaan eli rekisteröidyn oikeudet.

Henkilötietojen keräämisen tarkoitus
a) Sopimus-, asiakas- tai niihin rinnastettava muu suhde
Asiakasrekisterin käyttötarkoituksena on rekisterinpitäjän

sopimus- tai asiakassuhde
toimeksiannon suorittamiseen liittyvä suhde esim. vuokralaisen kanssa;
käsittelyperusteemme on oikeutettu etu ja asiakassuhteen hoidon osalta sopimuksen täytäntöönpano.

Rekisterinpitäjä voi kerätä tietoja myös esim. asiakassuhteen perustamiseksi/palvelujen tarjoamiseksi ja markkinointiin.
Tässä kohdassa a) mainituista henkilöistä käytetään tässä selosteessa nimitystä Asiakas.

b) Huoneenvuokralakia koskeva lainsäädäntö, ml. laki kiinteistönvälitysliikkeistä ja vuokrahuoneiston välitysliikkeistä (1075/2000) ja laki kiinteistöjen ja vuokrahuoneistojen välityksestä (1074/2000) ja niihin perustuva toimeksiantojen hoitaminen.

c) Suostumukseen perustuva tietojen tallentaminen

Sikäli kuin edellä sanottuihin lakeihin tai olosuhteisiin perustuva rekisteröintioikeus ylittyy, tai mainittua muuta oikeusperustaa ei ole, pyydetään Asiakkaalta erikseen suostumus henkilötietojen tallentamiseen, käsittelyyn ja säilyttämiseen.

Tietojen käyttötarkoitus
Asiakasrekisterissä olevia tietoja voidaan käyttää seuraaviin pääasiallisiin tarkoituksiin:

asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen
palveluiden tuottaminen, tarjoaminen, kehittäminen, parantaminen ja suojaaminen
laskutus, perintä ja asiakastapahtumien varmentaminen
asiakasviestintä, markkinointi ja mainonta
palveluihin liittyvien rekisterinpitäjän ja muiden toimeksiantoihin liittyvien henkilöiden ja tahojen oikeuksien ja/tai omaisuuden suojaaminen ja turvaaminen,
rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden hoitaminen, sekä
muut vastaavat käyttötarkoitukset.

4. Asiakasrekisterin tietosisältö / mitä tietoja keräämme

Asiakkaan perustiedot, kuten koko nimi, osoite
Asiakkaan itse antamat tiedot

Asiakkuuteen ja muuhun asialliseen yhteyteen liittyvät tiedot, kuten

samassa taloudessa asuvien henkilöiden lukumäärä
samassa taloudessa asuvien henkilöiden etu- ja sukunimet sekä henkilötunnukset
tieto edunvalvojasta
tiedot työssäkäynnistä ja työsuhteen kestosta ja laadusta
tulo- ja varallisuustiedot
vuokralaisen luottotiedot ja muut taloudelliset tiedot vuokranmaksukyvyn arvioimista varten
laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot
vuokrasuhteeseen liittyvät tiedot eli vuokrasopimustiedot, vuokran maksutiedot, vuokravakuustiedot sekä vuokrasuhteen päättämiset sekä muut vastaavat tiedot
alaikäisen vuokralaisen osalta vuokrasopimuksen allekirjoittaneen huoltajan yksilöintitiedot
reklamaatiot, palautteet sekä muu asiakkuuteen ja asialliseen yhteyteen liittyvä yhteydenpito, viestintä ja toimenpiteet
pankkitilitiedot vuokrasuhteen irtisanomiseen liittyen

5. Tietojen säilytysaika
Tietoja säilytetään enintään kymmenen (10) vuotta toimeksiannon/vuokrasuhteen päättymisestä.
Henkilötiedot poistetaan sen jälkeen, kun henkilötiedon säilyttämiselle ei enää ole tarvetta. Mikäli henkilötietojen kerääminen ja säilyttäminen on perustunut ainoastaan Asiakkaan suostumukseen, poistetaan henkilötiedot tämän pyynnöstä.

6. Säännönmukaiset tietolähteet / mistä tietoja kerätään
Henkilötietoja kerätään Asiakkaalta itseltään vuokra-asuntohakemuksen ja muiden vuokrasuhteeseen liittyvien tapahtumien, selonottovelvollisuuden täyttämisen ja asiakirjojen laatimisen yhteydessä, rekisterinpitäjän palveluita muutoin käytettäessä tai muutoin suoraan Asiakkaalta itseltään. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös esim. isännöitsijätoimistoista, väestörekisteristä ja muista viranomaisrekistereistä sekä luottotietorekistereistä.

7. Tietojen luovutus / mihin tietoja voidaan antaa
Rekisterinpitäjä voi luovuttaa henkilötietoja voimassaolevan lainsäädännön sallimisissa ja velvoittavissa rajoissa, sekä osapuolten välisen sopimuksen toteuttamiseksi tai asiallisen yhteyden täyttyessä. Henkilötietoja voidaan luovuttaa siten esimerkiksi viranomaisille lain edellyttämissä tapauksissa.
Tietoja ei säännönmukaisesti siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Rekisterinpitäjän tietohallinnon ulkoistamisen yhteydessä henkilötietojen käsittelyä voi tapahtua myös rekisterinpitäjän alihankkijoiden toimesta, mutta tällöin vain rekisterinpitäjän lukuun. Sellaisia alihankkijoita voivat olla esim. vuokralaskutuksen hoitavat toimijat.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet / miten suojaamme henkilötietojanne
Rekisterin käyttöoikeus edellyttää Asiakasrekisterin pääkäyttäjän myöntämää käyttäjätunnusta. Pääkäyttäjä määrittää myös muille käyttäjille myönnettävän käyttöoikeustason. Ainoastaan niillä rekisterinpitäjän työntekijöillä ja alihankkijoiden työntekijöillä on pääsy tietoihin, joille se on työhön liittyvien tehtävien hoitamiseksi tarpeellista. Tiedot kerätään palvelun tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin suojattuja. Tietokannat sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta määritellyt henkilöt.

9. Asiakkaan oikeudet / miten voin toimia varmistaakseni käsittelyn lainmukaisuuden
Tietojen tarkastaminen, saaminen ja siirtäminen
Asiakkaalla on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja on tallennettu Asiakasrekisteriin. Asiakkaan on esitettävä tarkastuspyyntö rekisterinpitäjälle kirjallisesti omakätisesti allekirjoitetussa muodossa tai sitä vastaavalla tavalla varmennetussa asiakirjassa, taikka sähköpostitse.
Rekisterinpitäjä toimittaa edellä mainitut tiedot Asiakkaalle 30 päivän kuluessa tarkastuspyynnön esittämisestä.
Asiakkaalla on oikeus saada häntä koskevat itse toimittamansa asiakastiedot siirretyksi kolmannelle osapuolelle jäsennellysti ja yleisesti käytössä olevassa koneellisesti luettavassa muodossa. Rekisterinpitäjä säilyttää kuitenkin siirretyt tiedot tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

Virheellisen tiedon oikaiseminen
Asiakkaalla on oikeus oikaista itseään koskevia henkilörekisteriin tallennettuja tietoja siltä osin kuin ne ovat virheellisiä.

Tiedon käsittelyn vastustaminen tai rajoittaminen ja tiedon poistaminen
Asiakkaalla on oikeus vastustaa häntä itseään koskevia tietojen käsittelyä suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta ja rekisterinpitäjän liiketoiminnan kehittämistä varten sekä rajoittaa häntä koskevien tietojen käsittelyä, sekä oikeus saada häntä koskevat jo rekisteröidyt mainittuun tarkoitukseen tallennetut henkilötiedot poistetuksi, vaikka peruste tiedon käsittelylle muutoin olisikin.

Suostumuksen peruuttaminen
Mikäli rekisterissä oleva tieto perustuu Asiakkaan antamaan suostumukseen, on suostumus koska tahansa peruutettavissa ilmoittamalla tässä selosteessa mainitulle rekisterinpitäjän edustajalle. Pyynnön perusteella poistetaan kaikki ne tiedot, joita ei ole säilytettävä, tai voida säilyttää, lain tai muun tässä tietosuojaselosteessa mainitun perusteen nojalla.

Menettely oikeuksien käyttämisessä
Voimme pyytää sinua tarkentamaan pyyntöäsi ja varmentamaan henkilöllisyytesi ennen pyynnön käsittelemistä. Voimme kieltäytyä pyyntösi toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella. Tarkastus-, oikaisu- tai muun pyynnön voi esittää yhtiön asiakaspalvelussa kirjallisesti. Pyynnön esittäjältä edellytetään henkilöllisyyden todistamista.

Erimielisyydet
Asiakkaalla on oikeus saattaa asia Tietosuojavaltuutetun käsittelyyn, jos rekisterinpitäjä ei noudata Asiakkaan oikaisu- tai muuta pyyntöä.

10. Profilointi ja automaattinen päätöksenteko
Rekisterinpitäjä ei tee henkilötietojen pohjalta Asiakkaaseen kohdistuvaa profilointia tai käytä automaattista päätöksentekoa.

Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa.

Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 24.5.2018.